内容証明郵便の書式・書き方

いざ相手に内容証明郵便を書くときに、どういう書式で、どのように書けばいいのか分からないことが多いと思います。
ここで内容証明郵便の書式や書き方についてご説明したいと思います。
内容証明郵便には通常の内容証明郵便のほかに、インターネット上で手続きができる電子内容証明郵便がありますが、ここでは通常の内容証明郵便についてお話しします。

まず、内容証明郵便は書式が決まっており、おおむね次のとおりの書式になります。

１　用紙の大きさは特に決まりはありませんが、Ａ４を使うのが一般的です。

２　書式は次の通りです。
（縦書きの場合）
１行に２０字以内　　１枚に２６行以内　

（横書きの場合）
１行に２０字以内　　１枚に２６行以内
１行に１３字以内　　１枚に４０行以内
１行に２６字以内　　１枚に２０行以内

縦書き、横書きいずれの場合でも用紙１枚につき、５２０字以内となります。

３　同じ文書を３枚作成して郵便局に持参します。
１枚は郵便局のはんこを押した後、差出人の控えとして渡され、これを持ち帰ります。もう１枚は郵便局の保管用で、残りの１枚が相手に送付されます。

４　内容証明郵便には差出人の氏名を記載し、氏名の横に捺印してください。認印でかまいません。

５　枚数は自由ですが、２枚以上になる場合はホッチキスでとめて、その綴じ目に割印をしてください。割印は氏名の横に捺印した印と同じ印を押印してください。この点は印鑑を持参すれば郵便局でも教えてくれます。

６　封筒には、相手の住所、氏名と差出人の住所、氏名を書いてください。

用紙に関しては、なんでもいいのですがワープロで打ち出す場合はＡ４用紙が一般的です。また、文房具店では内容証明の用紙を販売しているところもありますので、字数に関して不安な方は内容証明専用の用紙を購入してもよいでしょう。
内容証明郵便の書き方については、主に次のとおりになります。
１．相手の住所、氏名そして、差出人の住所、氏名は必ず書いて下さい。

２．標題については、例として通知書、請求書、回答書などありますが、書かなくてもかまいません。
挨拶文についても書いても書かなくてもかまいません。

３．日付に関しては、書いたほうがいいでしょう。

４．あて名は、相手が個人では例として「○○様、○○殿」、会社が相手の場合は「○○会社　御中」とします。代表者の名前を記載するかどうかは自由です。

５．封筒に記載する宛名や差出人は、内容証明文書中に書いている、相手の住所と氏名、差出人の住所と氏名を同じにして下さい。また、文書中に住所と氏名にあわせて、電話番号等を記載した場合は、封筒にも同じように電話番号等を記載してください。

その他に内容証明郵便を送る際に気を付けていただきたいポイントは、
内容証明郵便を送付するときに、郵便局の職員に「配達証明はつけますか？」と聞かれる場合があります。
配達証明は、内容証明郵便を相手がいつ受け取ったのかを知るために必要なものなので、必ず配達証明書をつけてもらうようにお願いして下さい。
また、郵便局によって内容証明郵便を取り扱っているところとそうでないところがありますので、お近くの郵便局に行く前に内容証明郵便を扱っているかどうか確認して行って下さい。

以上が形式的なことですが、当然のことながら、内容証明郵便は中身が大切です。
特に、相手の言い分を全面的に争っていくのか、それとも相手の言い分をある程度受け入れて話し合いによる解決を図るのかがとても重要なポイントになります。
また、相手の言い分を全面的に争う場合は、単に相手の要求に応じないことを記載するだけでなく、相手の要求が法律や判例からみてもとおらないものであることをわかりやすく説明する必要があります。この点は弁護士に相談してこれまでの裁判の例や法律の条文を引用しながら作成していくことがお勧めです。これができていないと、結局は相手が裁判を起こしてくることになり、それに対応するために時間や費用を割くことになってしまいます。
次に、相手の言い分をある程度受け入れて話しあいによる解決を目指す場合は、だいたいどのあたりでの解決が適切なのかをあらかじめ見定めておく必要があります。これについても、そのケースが最終的に裁判になればどのような結果になりそうかを見定めたうえでの判断になります。
最後に、一番重要なことは、「内容証明郵便を誰の名前で出すか」といういことです。もちろん、自社の名前で出すこともできますが、それでは相手に対するインパクトが弱く、相手に対しプレッシャーになりません。咲くやこの花法律事務所では、弁護士が代理人となって弁護士の名前で内容証明郵便を作成し、発送することをお勧めしています。その場合はその後の交渉も弁護士が対応することになりますので、お客様はトラブルの解決はすべて弁護士に任せて、本業に集中していただくことができます。この方法は大変お勧めで多くのお客様に喜んでいただいていますので、ぜひご相談ください。